書庫・保管スペースのリニューアル事例

実例から学ぶ書庫・保管スペースリニューアル

ロー書棚で開放感ある図書エリア｜コグニビジョン株式会社

ソフトウェア開発を手がけるコグニビジョン株式会社の本社オフィスでは、壁一面にロータイプの本棚を並べ、書類や書籍を整理しています。棚の高さを抑えることで視線が遮られず、かつ会議スペースや個人作業のエリアと書庫機能をコンパクトにまとめながら開放感のある空間に仕上げています。テレワークの普及で出社頻度が変化する中、必要な資料をオフィスに集約しやすいレイアウトです。

カフェと一体運用する社内ライブラリ｜プラス株式会社

プラス株式会社ファニチャーカンパニーのライブショーケースオフィスでは、社内カフェの本棚を活用してライブラリスペースを設けています。飲み物を手元に置きながら資料を読み込んだり、丸テーブルを囲んでアイデアを出し合ったりと、休憩と学びを自然に組み合わせられる場が提供されています。仕切り付きのデスクも用意されるなど、集中して作業したいときのワークスペースとしても使える用途の広い書庫エリアです。

地下書庫を生かした電動集密書架｜杉並区立高円寺図書館

杉並区立高円寺図書館では複合施設への移転を機に地下の閉架書庫を再整備し、電動式集密書架「エレコンパックneo」を導入しました。構造柱や配管の位置を考慮しながら棚の高さと段数を調整することで、限られたスペースに約7万9千冊を収納できる構成を実現しています。LED表示や安全センサーにより操作も容易。通路幅と通気を確保しながら、将来的な蔵書の増加にも対応しやすいバックヤードに仕上げました。

木箱ユニットで変わる学習書架｜東京学芸大学附属図書館

東京学芸大学附属図書館の新ラーニングスペースでは、国産材の木箱ユニットを積み上げた可動家具を書庫とゾーニングの両方に活用しています。本や資料を棚として収納できるだけでなく、状況に応じて配置を変えることで、グループ学習エリアと個人作業エリアを柔軟に切り替えられます。増え続ける資料にも対応しつつ、学生が集まりやすいオープンな学習環境を生み出しました。

寺院書庫を守るハンドル式移動棚｜長谷寺

「あじさい寺」として知られる神奈川県鎌倉市の長谷寺では、書籍保管の効率化を目的にハンドル式移動棚「コンパックルneo」と固定棚を組み合わせた書庫を整備しました。約77㎡という限られたスペースに多くの資料を収めながら温度管理と動線にも配慮した構成で、操作性と安全性を両立。寺院ならではの落ち着いた雰囲気を保ちつつ、機能性の高い保管環境を整えています。

活用したくなる書庫・保管スペースとは？リニューアルの考え方と成功のヒント

目的が一目で伝わる多用途ゾーン設計

書庫・保管スペースを見直す際は、「何をどこに置くのか」「そのスペースでどんな行動を想定するのか」を最初に整理しておくことが大切です。書類の保管だけでなく、たとえば資料の閲覧やちょっとした打ち合わせ、オンライン会議前の待機場所など、複数の用途を想定しておけば投資に対する納得感も得られやすくなるでしょう。

用途ごとに必要な棚の量や机・椅子の数を洗い出してレイアウトに反映させることで、限られた面積でもムダの少ない多機能スペースへと変えられます。

出社頻度にゆとりを持たせる柔軟設計

ハイブリッドワークが浸透すると、紙の使用量や出社人数が日によって大きく変わります。そのため、固定席を前提に棚を並べるのではなく、集中スペース・共用テーブル・オンライン会議コーナーなどを組み合わせ、どの働き方にも対応できる書庫を意識したいところ。

たとえば、可動式のラックやキャスター付き家具を取り入れれば、人が多い日は作業席を増やす一方、人が少ない日は資料整理に使うといった柔軟な運用が実現できるでしょう。

レイアウトにあらかじめ"余白"を設けておくことが、将来の働き方の変化への対応につながります。

既存家具を生かすレイアウトと段階移行

リニューアルにあたっては、新しい什器を導入する前に既存の棚や収納の現状を棚卸しするところから始めましょう。たとえば、高さや奥行きを揃えて並べ替えるだけでも通路が広がるため、収まりきれていない書類が可視化されることもあります。不足している部分だけ増設ラックや集密書架で補う構成にすれば、コストを抑えながら収納力を高めることもできるでしょう。

並行して、紙文書の電子化を段階的に進めて棚を縮小していく計画を描いておけば、将来のオフィス移転やフロア再編にもスムーズに対応できるでしょう。

書庫・保管スペースリニューアルの3つのポイント

書庫・保管スペースのリニューアルで意識しておきたいのは、「多目的利用」「コミュニケーション活性化」「快適性＋効率性」の3点です。

多目的利用の観点では、ランチや休憩、少人数でのミーティング、社内イベントなど、さまざまなシーンに対応できるレイアウトを優先します。たとえばフリーアドレス席やコラボテーブルを取り入れれば、部門や年代を越えた会話も生まれやすくなるでしょう。

快適性の面では、自然光を取り込んだりリラックスゾーンを設けたりしながら、収納と配線をすっきり整理することが重要です。ペーパーレス化を進めながらスペースを有効活用することで、効率性とのバランスも取りやすくなります。

こうした工夫を積み重ねていけば、かつては物置きとして扱われていたようなスペースが、ゆくゆくは、ハイブリッドワーク時代のダウンサイジングにも対応した新しいアイデアが生まれる場へと変わっていくでしょう。

注意点開放感と集中を両立させる空間設計

書庫・保管スペースをワークエリアとして活用する際は、用途を「打ち合わせ専用」のように絞り込みすぎないことがポイントです。対話と個人作業の両方が行われる前提でゾーニングを検討しつつ、どの程度の声量や人数であれば周囲への影響が少ないかという点について、事前に社員へのヒアリングで具体的に把握しておくとようおすすめします。

音が気になりやすいエリアにはパーテーションや吸音パネルを導入し、集中作業ブースはハイパーティションで視線を遮る構成が効果的。開放感を損なわない範囲で、用途ごとに「音と視線のルール」を設けておくことが使い勝手のよいリニューアルへとつながります。

本記事で紹介してきたように、書庫・保管スペースのリニューアルは、目的や規模によって進め方が異なります。そのため、書類の量や働き方のスタイル、オンライン会議の有無などに応じて、必要な機能とゾーニングを事前に整理しておくことが大切。設計から施工、運用までを一貫してサポートしてくれるパートナーを見つけることが、計画をスムーズに進めるうえでの大きな助けになるでしょう。

当サイトでは、そうした体制を持つオフィス移転業者を“従業員規模別”にまとめて紹介しています。実例を参考にしながら、次のアクションにつなげてみてください。

まとめ書庫・保管スペースは変化に強い多用途ハブになる

書庫・保管スペースは、「書類置き場」という従来の役割を超え、働き方を支える多用途な場へと変えていくことができます。オフィスの中で使いきれていない書庫・保管スペースこそ、ペーパーレス化の推進や柔軟なレイアウト変更を試しやすいエリアともいえます。

資料の閲覧やちょっとした打ち合わせなど、社内での作業をゆるやかに切り替えられる環境の整備は、社内のABWを後押しします。部署を越えたコミュニケーションも活発になるでしょう。

書庫・保管スペースのリニューアルは、これまで眠っていたスペースの可能性を引き出す良い機会になります。