規模・人数別　オフィス移転スケジュールの考え方

• オフィス計画立案
• ビル選定と旧オフィスの解約
• オフィスレイアウト考案・決定
• 各種業者手配・家具発注
• 引越し・原状回復工事
• 申請書類の提出・取引先への連絡
• 移転完了

スケジュールを立てる際のポイント

オフィス移転では計画的なスケジュールが鍵を握ります。
まず、移転の目的と課題を明確にし、各段階で役割とタスクを洗い出しましょう。解約予告期間や業者の繁忙期を考慮し、余裕あるタイムラインを組むことでトラブルを防ぎ、円滑な移転を実現できます。

必要に応じて専門家のアドバイスを得るとさらに安心。また、関連部署との連携や情報共有を徹底し、不測の事態に備えて柔軟にスケジュールを調整できる体制を整えておくことも大切です。

一般的なオフィス引っ越しスケジュールの詳細について

ここでは、オフィスを移転する場合の一般的なスケジュールをまとめていきます。移転の準備はおよそ半年前（6ヶ月前）から動いていく形になりますので、余裕を持って動いていくことが大切です。

【6カ月前】物件探しと移転先を決める

オフィス移転の6ヶ月前を目処に移転先の物件を決定します。この時には、まずオフィス市況をしっかりと把握しておくことや、立地や交通面、周辺環境などの現地調査を行います。

さらに、移転先を決定する際にオフィスプランニングも行います。現在のオフィスが抱えている課題を洗い出しておくと、新しいオフィスを探す際の参考にもなります。その後、移転先候補を挙げ、条件を確認しながら絞り込みを行います。その中で気になる物件が出てきたら見学を行いますが、あらかじめチェックしたいポイントをまとめておくと、当日の見学がスムーズに進められます。見学の結果、移転先にふさわしい物件が見つかった場合には、契約を行います。

【4カ月前】準備・内装工事

物件が決まったら、移転の4ヶ月前までを目処として移転先の準備を行います。この段階では、オフィスの内装・レイアウトを決定しますが、この部分は生産性や従業員のモチベーションに関わりますし、企業のブランディングにも繋がってくるため、じっくり検討することをおすすめします。

また、内装やレイアウトを決定するのと同じ時期に、内装業者の選定も行います。業者との打ち合わせを行うにあたっては、移転する目的にあったレイアウトとなっているか、企業のイメージに合った内装になっているかを工事前に十分に確認しておくことも大切です。

さらに、新しいOA機器や家具などが必要になる場合には、リストアップして見積もりを取り、発注しておきます。

【3カ月前】現オフィスの整理と移転準備

オフィス移転の3ヶ月前を目処として、これまで使用してきたオフィスで使用していた物品の整理を始めます。現在のオフィスからそのまま持っていく物品と、廃棄する物品の選別を行います。

このタイミングでは引っ越しのための業者の選定も行います。業者を選定する際には、価格だけではなくどのような対応を行ってくれるのかを十分に確認しておくことが大切。例えば、廃棄物の引き取りを行ってくれるのかという点はチェックしておきたいポイントです。

インフラ工事の手配もこの時期に行います。電話やFAX、インターネットなどの通信インフラは業務を行う上で欠かせないものなので、引っ越し後にはすぐに使用できるように手配を行います。

【2カ月前】移転作業開始

移転2ヶ月前には、社内で移転スケジュールの詳細を共有するとともに、移転に関するマニュアルやルールを用意します。具体的には、移転する物品と残す物品、廃棄する物品それぞれのリスト作成を行うとともに、データのバックアップについてどのように対応するかを決定します。もし、引っ越し業者でデータバックアップサービスを用意していない場合は、専門業者に依頼するのがおすすめです。また、このくらいの時期に引っ越し業者から梱包材が送られてきますので、通常業務と並行して梱包作業を進めていくと良いでしょう。

取引先などに向けた移転先案内の発送準備や、会社の住所を記載している印刷物の表示変更の準備もこの時期に行います。ホームページやパンフレット、封筒、名刺など変更が必要なものをリストアップし、必要に応じて印刷の依頼などを行います。

【1カ月前（当日）】移転手続きの準備・新オフィスのルール作り

この時期には、移転に伴って必要となる届出の提出準備を始めます。オフィスを移転する場合には、法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所（ハローワーク）、労働基準監督署、消防署、郵便局、警察署などへの届出が必要となります。実際の届出は移転後に行いますが、あらかじめ提出先や期限を確認しておくことで、実際に提出を行う際にスムーズに進められます。

また、移転後のオフィスにおける運用ルールもあらかじめ作成しておきます。例えばビルの入退館、鍵の管理、会議室や応接室、給湯室などの利用、ごみの処理方法など、わかる範囲でルールを作成しましょう。

そして、当日は現在のオフィスから荷物を搬出し、新しいオフィスへの搬入を行います。移転の際には、旧オフィスでは荷物の積み残しがないか、新しいオフィスでは搬入時にトラブルが発生していないかを十分に確認してください。

【移転後】移転届提出と原状回復工事で完了

オフィスを移転した後は、例えば法務局に移転登記の手続きを行うなど、各種届出を行います。あらかじめチェックしておいた提出先と期限を参考にしながら、漏れのないように対応してください。

また、旧オフィスの原状回復工事を行います。この工事は契約期間中に終了させることが必要となりますが、1ヶ月程度かかかると考え、余裕を持って工事を行えるように計画を立てておくことが大切です。

【従業員数別】移転スケジュールの組み方

従業員数やオフィスの規模によっても、移転スケジュールの組み方は変わるもの。ここでは、3つに分けてご紹介します。

【～50名】小規模オフィス

50名までの小規模オフィス移転スケジュールは、3ヶ月前ほどから計画を練り始めます。その際に本業の業務になるべく支障をきたさないよう、オフィス移転を依頼する会社との綿密な打合せが必要です。3ヶ月前になったら、まず自社で移転に携わるチームを組み、移転日を決定します。その後委託会社を決定し、打合せを実施。打合せを重ね、見積もり書を確認します。

1ヶ月前には、得意先への報告を行いましょう。14日前には郵便物やネット関連の手続きや、庶務手続きも発生します。当日には搬出・搬入の指示を行い、開梱と棚入れをします。

【～300名】中規模オフィス

～300名の中規模オフィスの移転スケジュールを組む際には、8ヶ月前から基本計画を練り始めます。ビル選定や契約状況を確認したのちに、コンセプトやレイアウトの計画を立てます。4ヶ月前には設計図を作成し、コストの調整。2ヶ月前には施工管理や引越し準備、各種届出・手続きを行います。現在のオフィスに関しては、だいたい6ヶ月前ほどから解約する旨を伝えておきましょう。

移転当日には、原状回復工事も行います。引越し後は、新オフィスの運用が開始します。業者によってはアフターフォローが整っているため、より良いオフィス運用を実現できます。

【301名以上～】大規模オフィス移転

大規模オフィスの場合、業務量や検討項目も増えるため、およそ2年の期間を設けることがおすすめです。2年ほど前から移転計画の立案、移転先の選定・分析、委託業者の選定も行います。1年半前になったら、現在のオフィス解約をビル側に伝えましょう。同時にレイアウトや内装を、細かく決めていきます。

半年前になったら、詳細なスケジュールを確定させ、新オフィスのルールを策定。移転月には、社員や取引先への通達、必要な各種手続きを済ませます。余裕をもたせたスケジュールを組むことで、スムーズにオフィス移転を進められます。

オフィス移転で重要なことは、「従業員数」です。これによって必要なオフィス規模や予算、スケジュールが大きく異なります。
オフィス移転を支援してくれる業者も、実は得意とする会社の規模感が違います。何よりもまず、あなたの会社の規模感に合った業者選びが成功の秘訣です。

そのうえでポイントになるのが、ワンストップ型で移転の全行程をもれなく面倒見てくれるかどうか。オフィスの移転は家の引っ越しとは違い、見落としがちな行程がたくさんあります。ワンストップ型なら依頼する・しないは別として、忘れてはいけない行程をきちんとピックアップしてくれるでしょう。このサイトではそんなワンストップ型の移転業者について、従業員規模別におすすめとして紹介しています。ぜひ検討材料としてお使いください。

オフィス移転の際に必要な行政手続き

最後に、忘れてはいけないオフィス移転の際の行政手続きについて解説します。

ステップ1：オフィス移転前に行う手続き

1. 転居届（郵便局）
移転の1～2週間前に旧オフィス管轄の郵便局へ「転居届」を提出し、郵便物が新オフィスに転送されるようにします。

2. 防火・防災管理者の解任手続き（消防署）
旧オフィスの防火・防災管理者を解任し、新オフィスへの防火管理者選任に備えます。旧・新オフィスの管轄消防署に届け出る場合があります。

3. 新オフィスの消防関係届け出（消防署）
内装工事や防火管理体制を申請するため、「消防計画作成（変更）届出書」「防火対象物工事等計画届出書」「防火対象物使用開始届出書」などを提出します。提出期限がそれぞれあるので要注意です。

4. 電話・インターネット回線の移設手続き（通信事業者）
移転先でスムーズに業務を再開するために、回線工事や契約変更は1～2ヶ月前から準備を始めるのがおすすめです。

ステップ2：オフィス移転直後に行う手続き

1. 労働基準法に関する適用事業報告（労働基準監督署）
新オフィスの管轄監督署に事業所所在地の変更を届け出ます。移転直後に速やかに提出しましょう。

2. 安全管理者責任報告（労働基準監督署）
安全管理者や衛生管理者などの配置状況を報告します。労働者の安全を確保するためにも早めの対応が必要です。

3. 防火管理者選任届（消防署）
新オフィスで選任した防火管理者を管轄消防署へ届け出ます。直前に旧オフィスの解任手続きを済ませておくとスムーズです。

4. 車庫証明の取得（警察署）
社用車の保管場所が変わる場合は、新オフィス管轄の警察署で車庫証明を取得し、車検証の住所変更も行います。

5. 各種保険・金融機関の住所変更
損害保険や生命保険、銀行口座などの名義変更を早めに済ませておきましょう。

ステップ3：オフィス移転後に行う手続き

1. 適用事業所所在地・名称変更届（年金事務所）
健康保険・厚生年金保険の適用事業所の所在地・名称を変更する場合、移転後5日以内に旧オフィスの管轄年金事務所へ届け出が必要です。

2. 雇用保険事業主事業所各種変更届（ハローワーク）
雇用保険に関する事業所情報を更新します。移転後10日以内が目安です。

3. 労働保険の変更手続き（労働基準監督署）
事業所の所在地・名称が変わる場合、「労働保険名称・所在地等変更届」「労働保険保険料申告書」の提出が必要です。これも移転後10日以内が一般的です。

4. 本店移転登記申請（法務局）
法人の本店所在地を移転した場合、2週間以内に新オフィスの管轄法務局で登記手続きを行いましょう。定款の変更や株主総会議事録などが必要になる場合があります。

上記の手続きを行うにあたり、提出期限や必要書類は各機関によって異なります。
初めてオフィス移転をする場合は、チェックリストを作成し、担当者を決めて確実に進めることが成功のポイントです。各ステップで専門の業者を活用すれば、書類作成や提出先の確認をスムーズに進めることができます。

オフィス移転は事業運営に大きく影響するイベントですので、早めの準備と正確な手続きを心がけましょう。

まとめ

オフィス移転のスケジュールを整理すると、ステップがたくさんあることが分かります。面倒だけど忘れてはいけない手続きも、抜け漏れがあっては大変です。
これらをスムーズに進めるためには、ワンストップで対応してくれるオフィス移転業者に依頼するのがおすすめ。

自社に合ったオフィス移転業者を見つけることが、オフィス移転を成功させる第一歩です。

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