失敗しないオフィス移転業者の選び方

本記事では、オフィス移転を考えている人向けに業者の選び方・注意点を解説します。業者を選ぶ際の比較ポイントや依頼する場合のメリットも詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転を業者に
依頼するメリット

業者に依頼することで、担当者の業務負担軽減を図れます。通常の引越しとは異なり、移転先の選定やオフィス家具の購入、原状回復工事、配線工事などが発生します。対応しなければならない項目が多いことから、かかる日数は、半年～1年以上になることが多いです。コア業務を行いながら移転作業も担うことになると、キャパオーバーとなりどちらかが疎かになってしまう恐れも。

そういった事態を防ぐためにも、オフィス移転を行う際には専門業者に依頼することをおすすめします。

オフィス移転業者の
種類と対応内容

オフィス移転業者は、引越しサービスを提供している会社とオフィス移転のコンサル会社に分けられます。前者では、家庭向けやオフィス向けのサービスを展開。荷物の運搬に加えて、レイアウト設計や内線工事なども担当してくれます。一方、オフィス移転のコンサル会社は、物件探しや引越し作業、諸手続き代行、引越し後の運用フォローまで一貫して担当してくれます。

引越し業者をはじめとした、デザイン会社や家具メーカー、建築会社などが参入しており、それぞれ強みが異なるため比較することが大切です。

オフィス移転を支援してくれる業者も、実は得意とする会社の規模感が違います。何よりもまず、あなたの会社の規模感に合った業者選びが成功の秘訣です。

そのうえでポイントになるのが、ワンストップ型で移転の全行程をもれなく面倒見てくれるかどうか。オフィスの移転は家の引っ越しとは違い、見落としがちな行程がたくさんあります。ワンストップ型なら依頼する・しないは別として、忘れてはいけない行程をきちんとピックアップしてくれるでしょう。このサイトではそんなワンストップ型の移転業者について、従業員規模別におすすめとして紹介しています。ぜひ検討材料としてお使いください。

オフィス移転の業者選定までの流れ

オフィス移転業者を選ぶときには、どのような流れで進めれば良いのでしょうか。実際にオフィス移転業者に依頼するまでの流れをまとめました。

1．何を任せたいのかを明確にする

オフィス移転を行うにあたり、業者にどこまで任せるのかを確認します。オフィス移転を行う際には、できるだけ業務を中断させないことが大切です。オフィス移転では不用品処分や配線工事、什器の運搬や内装工事、現オフィスの原状回復工事など様々な作業が必要になるため、オフィス移転業者に依頼したいサービスの範囲について自社の目的を明確にしておく必要があります。選任の担当者を付けてもらえるかなどもチェックしておくと良いでしょう。

また、オフィス移転業者を選ぶときにはオフィスの規模に合う業者を選ぶようにしましょう。大規模なオフィスになれば専門的なノウハウが必要となってきます。スタッフの人数、オフィスの設備などを確認しておくことも大切です。

2．予算を考えて見積もりを取る

オフィス移転の予算を考えていきます。オフィス移転にかかる費用としては様々なものが挙げられるため、トータルでいくらかかるのかを考えることが求められます。

見積もりを取るときには、複数の業者に依頼することをおすすめします。一括見積などで確認することもできますが、細かい費用は打ち合わせが必要となってくるため個別に連絡を取ります。

見積もりでは、含まれている費用内訳の確認が必要不可欠です。

• サービス内容（家具設備搬入、配置、内装工事、レイアウト、不用品処分など）
• 追加料金発生の有無

3．実績や評判をチェックする

オフィス移転業者の実績と評判も重要な選定ポイントとなります。口コミを調べたり実際に利用したおすすめ業者を知人や取引先などに聞いてみるのもお勧めです。オフィス移転業者の取引実績を見て、信頼できるかどうかを判断しましょう。

実績が多い業者であれば、悪天候時や予期せぬ状況に陥っても柔軟に対応してもらえる可能性が高くなります。料金が安くても実績が少ない業者、口コミが良くない業者は再度検討し直すことも考えてください。

4．オフィス移転業者へ依頼する

自社の希望や予算と合う業者が選定できれば、実際に依頼します。このとき、担当者と詳細について話し合っていきますが、特殊な機材の取り扱いや当日に移転作業ができなくなってしまった際の対応など様々な対策を話し合っておくことが大切です。作業をリアルタイムで確認できるサービスを持つ業者もありますので、参考にするとよいでしょう。

オフィス移転業者の選び方・
比較ポイント

業者の選び方・比較ポイントは公式HPの記載されている実績を確認し、オフィス移転を専門とする会社を選ぶことです。一般的な引越しとは異なり、オフィス移転には専門的な知識が必要になるからです。

また自社が求めているサービスを提供しているかどうかで判断することもポイント。引越し業務だけを担う会社もあれば、オフィスレイアウト考案から、内装工事までを担当してくれる会社まで、提供しているサービスはさまざま。自社がオフィス移転に関する業務を一貫して任せたいと考えているのであれば、トータルサポートしてくれる会社を選択することがおすすめです。

オフィス移転業者を選ぶ際の
注意点

業者を選ぶ際には、見積もりを提示された際に詳細まで金額が記載されているか、自社が抱える課題を解決に導くソリューションを提供してくれるかどうかを確認することが大切です。見積もり書に細かく内容や金額が記載されている場合は、綿密な計画の上見積もりを出していることがわかるため、信頼のおける会社と言えます。

またヒアリングの際に自社の課題に耳を傾け寄り添い、解決案を提案してくれる会社を選ぶことをおすすめします。

オフィス移転コンサルとは？

オフィス移転コンサルとは、オフィスの移転やオフィスの規模を拡大縮小する際に、引っ越し業者の手配や移転先のレイアウト、設備工事などオフィスの移転に必要な業務を代行する専門のコンサルタントです。

オフィス移転コンサルは、不動産会社や建設・内装会社、オフィス家具メーカー、引っ越し・運送会社、デザイン・設計会社などが対応しており、それぞれ強みが異なります。

オフィス移転コンサルに依頼するメリットは、実績や経験のある会社から専門的なアドバイスを受けられること、通常業務と移転業務の両方を抱えている担当者の負担を軽減すること、移転後もアフターフォローが受けられることです。オフィス移転コンサルに依頼する場合は、自社のニーズに合った会社を選びましょう。